TÁVKÖNYVELÉS

A távkönyvelés lényege, hogy az Ügyfél a könyvelőnek elektronikus úton, az Interneten juttatja el bizonylatai másolatát. Az ügyfél és a könyvelő egymástól nagyobb távolságban is lehet, mivel nem szükséges találkozniuk - vagyis mindketten időt és pénzt spórolnak. Az olcsó könyvelés érdekében a könyvelő rendszerbe a lehető legtöbb automatizmust építettük be, senki se dolgozzon feleslegesen.

Az egyik automatizmus a számítógépes számlázó programból feladás készítése a könyvelő program felé, így a kiállított számlák tételes ellenőrzés mellett, de újbóli rögzítés nélkül kerülnek könyvelésre. Erre legideálisabb az Infotéka számlázó programja, melyet társaságunknál megvásárolhat. Más, tömegesen használt számlázó program illesztése is egyszerűen megoldható könyvelő programunkhoz, így gyorsulhat is a könyvelés.

A bankkivonatokat megfelelő jogosultság esetén letöltjük az Ügyfél netbankján keresztül.

A bejövő vagy nem számlázó programmal előállított bizonylatokat az Ügyfél választása szerint szkenneli, vagy digitális fényképet készít róla, az előállított képet Pdf formátumban (fontok nélkül) csatolt fájlként az Interneten elküldi nekünk. Így igen kevés időráfordítással eljuttatja a bizonylatok másolatát hozzánk.


Az egyszerűbb, olcsó könyvelés érdekében néhány gondolat a folyamattal kapcsolatban:

1. Tegyen tájékoztató megjegyzést a bizonylatokra pl. „saját”, „áru” stb., ezzel nagyban hozzájárul a gyors feldolgozáshoz.
2. Előnyös bizonylatait egy dossziéban gyűjteni a megküldésig, utána a megküldésre tett egyértelmű jelöléssel biztosíthatja, hogy minden bizonylat másolata eljut hozzánk, de mindegyik csak egyszer. A bemásolt bizonylatokat tárolja egy másik dossziéban.
3. A bizonylatok másolatait tartalmazó Pdf fájlokat gyűjtse mappában, majd 1-2 hetenként küldje el nekünk, melyről automatikus visszajelzést küldünk.
4. Feldolgozás után vevő, szállító, áfa, pénztár stb. kimutatást küldünk Ügyfelünknek valamint közöljük az adófizetési kötelezettséget. Egyedi riportok készítését is teljesítjük.
5. Az eredeti bizonylatok megőrzése és tárolása az Ügyfél feladata, mi a másolatokat Pdf formátumban tároljuk a hozzá tartozó listákkal. Ellenőrzés esetén az eredeti bizonylatok a hozzájuk rendelt listákkal megfelelnek a hatósági elvárásoknak.
6. Távkönyvelés alkalmazásánál több megoldás is létezik, de minél többet építünk be a fent vázolt lehetőségből, annál költséghatékonyabban tudjuk végezni könyvelő szolgáltatásunkat.